12.05.2009 Nový modul Leasing

Helios Orange modul Leasing

V první části roku 2009 byl do distribuce Helios Orange zařazen i nový modul Leasing.
Ovšem název modulu Leasing je trochu zavádějící. Jmenuje se krátce Leasing proto, že jsme nedokázali v názvu krátce vyjádřit hlavní oblasti jeho funkcionality. Modul Leasing však není určen pouze pro evidenci vlastního leasingu, ale je určen i pro řadu dalších oblastí:

Leasing (pro nájemce)

Jedním z účelů použití modulu Leasing je pochopitelně vlastní evidence leasingu. Jedná se o evidenci předmětů leasingu ze strany nájemce - subjektů, které si od leasingových společností pronajímají např. osobní automobily, dopravní prostředky, výrobní technologie, výpočetní techniku, nemovitosti apod.

Kromě vlastní evidence pronajatých předmětů je k dispozici splátkový kalendář s možností jednotlivé splátky účtovat do účetního deníku, vytvářet platební příkazy a sledovat úhrady, sledovat saldokonto. Splátky mohou být i nerovnoměrné. Existuje i možnost vytvářet z jednotlivých pohybů (splátek) faktury a účtování, vystavování platebních příkazů a sledování úhrad je pak možno provádět na úrovni těchto faktur. Evidence je podpořena možností navazování různých dokumentů a kontaktních jednání k předmětu leasingu. Součástí vygenerovaných pohybů (splátek) jsou i údaje o časovém rozlišení, časové rozlišení je možno též účtovat.

Co přinesla změna legislativy leasingu k 1. 1. 2009?
Novela zákona o DPH zrušila definici leasingu jako takového. To však neznamená, že se leasing ruší. Naopak, jsou k dispozici 2 varianty z hlediska DPH – původní a nová (a obě Helios Orange podporuje). A kdy původní varianta a kdy nová? Záleží na tom, zda je ve smlouvě o pronájmu (leasingová smlouva) stanovena povinnost nebo možnost nájemce nabýt zboží nebo nemovitost, které jsou předmětem smlouvy při ukončení smlouvy.

• Je stanovena povinnost. Jedná se o novou variantu – dodání zboží nebo převod nemovitosti se zdanitelným plněním v okamžiku dodání zboží nebo převodu nemovitosti. K tomuto datu si nájemce jednorázově odečte DPH a splácí leasingové společnosti splátky dle splátkového kalendáře.
• Je stanovena možnost. Jedná se o původní variantu – poskytování dílčích zdanitelných plnění, DPH si nájemce odečítá u každé splátky podle splátkového kalendáře
• Rozdíl je tedy v tom, zda se DPH vypořádá jednorázově nebo při každé splátce. Ovšem podle smlouvy i leasingové společnosti upravují režim splátek. Pokud se jedná o novou variantu – budou požadovat vyšší první splátku navýšenou v podstatě o DPH, tu však bude nájemce nárokovat při odpočtu DPH.

Upozorňujeme na to, že se jedná o evidenci leasingových smluv z hlediska nájemců, nikoli pronajimatelů.

Opakované platby (automatická fakturace)

Jedná o případy, kdy se pravidelně opakovaně fakturují měsíčně (nebo v jiných intervalech) více méně stejné částky. A je zapotřebí jednoduše, rychle a efektivně vystavit faktury. Jedná se například o:
nájmy nemovitostí
služby v oblasti facility managementu
úklidové služby
služby bezpečnostních agentur
služby účetních a poradenských firem
služby v oblasti IT podpory, správy sítí atd.
mnoho dalších oblastí
Na typickém příkladu bezpečnostních agentur:

• Pravidelně se fakturuje paušální částka (jedna nebo více) za střežení objektu podle smlouvy, napojení na pult centrální ochrany, monitorování prostor objektu, atd…, tento rozpis lze vygenerovat automaticky.
• Pokud dojde k výjezdu zásahové jednotky, tak se navíc fakturuje jednorázový poplatek za každý výjezd. V rozpisu se ručně přidá položka za výjezd (výjezdy).
• Funkcionalita v Helios Orange:
  
  • Založí se smlouva (předmět) a zvolí fakturační období (měsíc, čtvrtletí, atd…) a zadají se paušální částky (za střežení objektu, napojení na PCO,...)
  • Vygeneruje se požadovaný počet splátek, např. na 6 měsíců dopředu
  • Pokud dojde k výjezdu, přidá se příslušný poplatek za výjezd
  • Na konci období se vygenerují faktury za jednotlivé smlouvy - za paušální částky i za výjezdy společně.
  • V případě změny ceny paušálních částek je lze samozřejmě změnit.
  • Dalším generováním splátek se generují paušály s již upravenými cenami.

Opakované platby (automatickou fakturaci) lze použít nejen pro poskytovatele služeb nebo pronajimatele, ale i pro příjemce služeb nebo nájemce. Vytvoří si na základě smlouvy totožný rozpis splátek jako poskytovatelé, mají možnost přidat jednorázové poplatky i měnit cenu paušálů, lze generovat faktury přijaté, z rozpisu plateb lze generovat platební příkazy, účtovat.

Splátky (splátkový prodej a úvěry)

Podpora splátkového prodeje. Odběrateli se prodá zboží s tím, že jej odběratel zaplatí v několika splátkách. Odběratelem může být fyzická osoba – občan nebo podnikatelský případně nepodnikatelský subjekt.
Například prodej televize formou splátkového prodeje za 100 000 Kč (cena vč. DPH). Smluvně se stanoví např. 10 splátek po 10 000 Kč. V Helios Orange se běžným způsobem vystaví faktura - fakturovaná částka 100 000 Kč vč. DPH. K této faktuře se vygenerují splátky, zvolí se počet splátek 10. Na faktuře s upraveným formulářem nebo jako příloha faktury se vytiskne splátkový kalendář. U splátek lze sledovat postupné úhrady.
Obecně slouží jak pro dodavatele, tak i pro odběratele (podnikatelské subjekty), pokud si dohodnou prodej formou splátek. Je možno generovat i nerovnoměrné splátky – např. první dvě splátky ve dvojnásobné výši apod. Ze strany odběratelů lze generovat na jednotlivé případy platební příkazy a sledovat úhrady.
Z vydaných (nebo i z přijatých) faktur, případně i samostatně, lze vygenerovat splátky pro zadaný počet splátek.
Splátky se mohou generovat i nerovnoměrně. Rozpis splátek je možno doplnit do formuláře zdrojové faktury. O rozpis splátek lze účtovat pomocí kontací. U každé splátky je informace o úhradách. O splátkách lze účtovat.
Splátky je možno generovat i pro více období, i pro období, která zatím v Helios Orange nejsou založena.
Podpora úvěrů. Do jednotlivých vygenerovaných splátek se doplní úroky, úmor se automaticky dopočítá). Úrok a úmor pro jednotlivé splátky úvěru lze účtovat.

Časové rozlišení

Podpora tvorby a rozpouštění časového rozlišení. Co je časové rozlišení? Časové rozlišení je to mechanismus, jak účetními nástroji přiřadit náklady, případně i výnosy do účetního období, ke kterému se věcně vztahují bez ohledu na datum vystavení/přijetí dokladu nebo na datum platby.
Například faktura za zákonné pojištění osobního automobilu ve výši 3 000 Kč. Je fakturováno pojistné za období od 05/2009 do 04/2010. To znamená, že do nákladů roku 2009 patří rozpustit 8 měsíců (2 000 Kč) a do nákladů roku 2010 patří rozpustit 4 měsíce (1 000 Kč). (Některé firmy požadují i rozpouštění časového rozlišení po měsících, tj. v uvedeném příkladu 250 Kč měsíčně.)
Jak se provede v Helios Orange? Označí se řádky (jeden nebo více) účetních dokladů s náklady (výnosy), spustí se akce generování časového rozlišení, zadá se počet časově rozlišovaných období a další parametry. Ke každému nákladu (výnosu) se vygeneruje příslušný předpis s tvorbou časového rozlišení a příslušný počet řádků rozpouštění časového rozlišení. Tvorba i rozpouštění časového rozlišení lze zaúčtovat.
Časové rozlišení lze účtovat i na více let dopředu, i pro období, která zatím v Helios Orange nejsou založena.
Časově lze rozlišovat na úrovni období (roků), čtvrtletí i měsíců.
U časového rozlišení prvního a posledního měsíce lze nastavit krácení počtu dnů, které patří do prvního a do posledního dne měsíce. Příklad – pojištění od 16 dne v měsíci, tak se v prvním měsíci uplatní cca ½ běžné měsíční částky, v posledním měsíci též.
Je možné i rozpouštění po měsících s přesností na počet kalendářních dnů měsíce (neboli v měsíci s 30 dny se uplatní méně než v měsíci s 31 dny, v únoru ještě méně…)